電話はもう卒業?教材会社のHPをフル活用した効率化

サイエンストレーナーの桑子研です。毎日が実験。

理科の先生にとって、最もワクワクする時間は「実験」ですが、最も頭を悩ませる時間はその「準備」ではないでしょうか。ビーカー、フラスコ、電子天秤……。何百種類もある教材を、間違いなく、そして素早く揃えるのは、実はかなりの重労働です。

今回は、そんな理科の先生や、事務仕事を効率化したい全ての方へ贈る「教材注文の効率化テクニック」をご紹介します。ちょっとした工夫で、空いた時間を次の実験のアイデア作りに充てることができますよ!

1. 「電話」から「メール」へ切り替えるメリット

教材の注文というと、昔ながらの「カタログを見ながら電話」というスタイルも多いかもしれません。しかし、実は電話には「聞き間違い」や「言い間違い」という大きなリスクが潜んでいます。特に、理科の教材は「S75-2038-02」のような複雑な商品コードが命です。これを電話で一桁ずつ伝えるのは時間がかかりますし、一つ間違えるだけで全く違うサイズの備品が届いてしまうこともあります。

そこで、出入り業者の担当者の方の名刺をいただき、メールアドレスを登録しておくことを強くおすすめします。文字として記録に残るため、お互いに「言った・言わない」のミスがなくなり、正確性が格段にアップします。

2. 教材会社のHPを「注文書」に変える裏技

メールで注文するとき、一つずつ商品名を手入力するのは大変ですよね。そこで私が実践しているのが、ナリカの「サイボックス」など、教材会社のホームページを活用する方法です。

やり方は驚くほど簡単。買いたいものを画面に表示させたら、そのテキストをそのままコピーして、メールの本文に貼り付けるだけです。例えば、こんな感じです。

S75-2038-02

TPXビーカー 100mL

¥292 (税込)

さらに、個数を書き足して合計金額を添えれば、立派な発注依頼の完成です!

S75-2038-02

TPXビーカー 100mL

¥292 (税込) × 30個 = 8,760円

こうすることで、業者の方もそのまま社内システムに入力しやすくなり、納品までのスピードが早まるという「Win-Win」の関係が築けます。商品名をタイピングする手間すら省ける、まさにデジタル時代の効率化ですね。

準備の時間をギュッと短縮して、その分、生徒たちと向き合ったり、新しい実験を試作したりする時間を増やしてみませんか?ちょっとした「コピペの技」が、あなたの理科室のDX(デジタルトランスフォーメーション)の第一歩になるかもしれません。

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