食材をさばけ!職員室ではinboxアプリの利用がオススメ!


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教員は毎日細かな仕事や、たくさんのメールが届きます。
ちょっとほっておくと、紙やデジタルデータの山に埋もれてしまいますよね。

でも自宅の冷蔵庫はどうでしょう。うちの場合でいえば、
食材がきれい!とはいえませんが、種類を把握しておさまっています。
食材はくさるという期限がついているので、自然とこまめに目を配っているためです。

なぜ仕事はこうできないのでしょうか。

それを可能にするのが、inbod by gmailについてご紹介します。

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みなさんはinboxについてご存知ですか?
inboxはgoogleが提供しているgmailの次を見据えたwebサービスです。

gmailのようにメールをさばくためのソフトですが、
設計思想が異なっているのが面白いところです。

どういう違いがあるかというと、メールを一つのタスクとして捉えているということです。

メールは来た瞬間に、返答をする、捨てる、無視をする、というようなタスクが
届いた側に発生します。そのためgmailではスターをつけたり、分類したり、アーカイブしたり、
また手帳に書き写したりする必要がありました。

inboxでは、メールそのものがタスクとして扱われるので、
メールに対しての返答などの作業をしたら、チェックマークをクリックすることで、
タスクが完了になります。

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メール自体をタスクとして設定することができる

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メールタイトルにマウスを合わせると、チェクマーク(完了)やスヌーズ機能(時計マーク)が出現

またメールを後で通知するために後回することも(スヌーズ機能)簡単にできます。

またメールの受信ボックスの中に、新たに自分で作ったタスクを入れることも可能です。
ですから、あたかも受信ボックスが作業場のようになってきます。

ぼくの使い方としては、料理で言えば、

inboxは今日使う食材です。「今日行う仕事」を管理するものをすべてこちらに表示をし、終わったらチェックマークをつけていったり、今日行う必要のないものはスヌーズ機能を設定しています。

GoogleKeepは冷蔵庫です。そこに今日は使う必要がない食材をいれています。GoogleKeepはメモやタスクリストを管理しやすいので、「日付が決まっていないタスク」はこちらに書き溜め、職員室、買い物、返答待ちと3つにわけて分類をしています。

そしてGoogleCalenderは「長期的な献立表」です。これは長期的な予定についてのみ記入をしています。タスクは絶対にかかないようにして、例えば「○月○日浜松にて講演」などの予定をGoogleCalenderで見つけたら、その一月前にタスクとして、「浜松講演の準備をはじめる」というタスクをinboxに、スヌーズ機能で登録をしておきます。

ただし、今日から一月先までの予定については、紙の手帳で管理をしています。このほうが起動力があるためです。

職員室の机はまな板です。まな板の上は基本的には食材は置きません。PCと鉛筆や紙など必要なものを引き出しからだして(包丁にあたります)、仕事を処理していきます。

このようにぼくはinbox、GoogleKeep、GoogleCalenderの3つのGoogleウェブサービスをメインで使って仕事をすすめています。

iPhoneアプリもそれぞれあるので、どこでもチェックをできるのが良いところです。いつもポケットに入れて、機動性を高めたかったので、iPhoneSEを選びました。

みなさんはどんなスタイルで進めていますか?いろいろなスタイルがあると思います。ぜひ教えて下さい(^^)

私の一例を今度お話する機会を得ました。もしよければご参加ください(^^)

追記

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