教え上手の教師の作った、見た目が悪い「やさしいExcel」


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どこを、どうすりゃいいんだ〜 困った!

教員は仕事でExcelを使うことも多々有ります。

ある方はExcelでマクロを組んで、ボタンをおしたら瞬時に座席表ができるようなちょっと上級者向きの使い方をしている人もいれば、

一瞬、あれ?ッと思うような使い方もあります。

ぼくが驚いたのは次のようなものでした。

・Excelを超細かく方眼紙のようにして、図を描いてる

・Excelを文章ソフトのように使っている

…。

みなさんの学校ではどうでしょうか。

こんな使い方、本来の使い方とは違う!と怒られる方もいるかもしれませんが、実際に業務が動いていくのならまったく問題ないと僕は思っています。

それに理にかなっていて、ワードよりも使いやすい場合もよく有ります。

だから、Excelを作図ソフトにつかってもいいし、
文書ソフトのように使ってもいい。

ただ、これはまずい!あまりやらないほうが言いかなと思うことがあります。

それは、個人で使うファイルではない場合、引き継ぐことがあるファイルの場合、

複雑に作ることができたとしても、数式の構造をシンプルにしておくということです。

教員でいえばほぼすべての仕事がこれに該当するとは思います。

Excelの計算をしているセルにカーソルをあわせたときに、どんな計算がなされているのかが、誰でもわかるように数式の中はできるだけシンプルに作っておくことがポイントです。

よく見るのは、一気に次のセルで出したいものを持ってくるために、数式上になが〜〜いプログラムが書かれていることです。

まためったに見ない関数で計算をしているものもあります。

これは何をやっているのかが非常にわかりにくいので、作った人がExcelに詳しいはわかりますが、他の人にやさしくないExcelです。

またマクロが組んであると、普通は他の人が手を加えにくくなります。

ぼくがある仕事を引き継ぐときに、その前の先生のExcelをみたときに、一見普通に思えたのですが、「ああ、やさしいExcelだな」と思ったものがあります。

このExcelファイルを新しい年度のものに改定したときに、非常にやりやすくて感動しました。

そのExcelは、少し見た目が悪いのですが、スモールステップに切られているような、ちょっとたくさんのセルを使って計算しているExcelファイルでした。

ですから、年度を変えるときに、どこをどうかえて、どこに金額等を入力すればいいのかを、追っていくことができます。

ブラックボックスになっていないので、計算もExcelに安心してまかせられます。

確認等、誰かに見せるときには、行や列を「非表示」にして一時的に見えなくして、印刷して渡せばいいだけですよね。

Excelはマニアックに作らない。

そしてそういったExcelファイルを作っている先生は、これは個人的な感想ですが、「教えるのがうまいな」と人気の先生が多いです。みなさんの周りではどうですか?

実はお恥ずかしい話、自分のエクセルファイルが、その先生のものを見たあとに見直すと、非常にはずかしくなるものでした(^^;;

同様にwindowsの操作についても、基本的にははじめから入っているソフトや、設定されているショートカットを覚えて、それらで何でもできるようにしていくのが良いと思っています。

なぜならば、他の人に教えやすかったり、また自分がどんな環境にいっても操作を高速化できるからです。

みなさんはどのようにしていますか?何か工夫があったらぜひ教えてください(^^)

追記

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